La toma de decisiones es un proceso vital para el desarrollo de cualquier organización. Cuando analizamos el éxto o fracaso de éstas, lo podemos hacer auditando su proceso de toma de deciones.
¿Quiénes son las personas que toman las decisiones? ¿Qué puestos ocupan? ¿Qué proceso utilizan para tomar las decisiones? ¿Cuales han sido los resultados?
En el proceso de toma de decisiones existen varios métodos, desde el uso del llamado sentido común hasta el uso de procesos racionales.
Cuando le pregunto a mis estudiantes si lanzar una moneda al aire es un buen método para tomar decisiones, algunos dicen que si y otros que no. Al indagar sobre el por qué, surge la palabra
depende.
Por ejemplo, el lanzar una moneda al aire cuando mis hijos discuten por quién se sienta al frente en el auto, me resuelve la situación en cuestión de segundos, lo que considero un buen método en referencia al resultado. Sin embargo, cuando hay que decidir si invertimos un millón de dólares en la compra de un equipo, este método puede resultar inapropiado debido al nivel alto de riesgo que representa.
En otras palabras las decisiones en la organización usualmente se basan en métodos racionales. Este método reduce la probabilidad de interferencia de las emociones de la persona a cargo de la decisión a la vez que facilita su documentación y auditoría.
Los pasos en el proceso racional de toma de decisiones son los siguientes.
1. Identificación del problema
2. Análisis del problema
3. Generación de alternativas
4. Desarrollo de criterios de selección de alternativas
5. Selección de la decisión
6. Implementación de la decisión
7. Evaluación de resultados
Hay autores que unen los pasos 1 y 2 en uno sólo. Si son 6 ó 7 no importa, lo importante es que este método ha resultado muy efectivo para la toma de decisiones a nivel organizacional, en especial por lo fácil que es auditarlo.
Identificar el problema consiste en identificar la desviación entre el resultado esperado y el actual. Por ejemplo en una línea de producción deseamos 100% de calidad en el empaque de un producto y estamos obteniendo sólo un 80%.
El segundo paso sería analizar porqué esta sucediendo. Usualmente lo primero que vemos de un problema son sus síntomas, lo visible o posible sin corroboración o análisis exhaustivo. Sin embargo, no podemos conformarnos sólo con un análisis superficial de lo que esta pasando, debemos indagar más utilizando métodos que nos ayuden a identificar y documentar las posibles causas del problema.
Una vez que identificamos las posbiles causas, seguimos adelante con el proceso de generación de alternativas. Este proceso debe estar enfocado en la oportunidad de solucionar el problema utilizando nuestro potencial creativo.
Este es uno de los pasos que más me gusta del proceso. Existen diferentes métodos para fomentar la creatividad, en especial en equipos de trabajo. Mientras más alternativas generemos mayor será la oportunidad de tener alguna buena solución.
Sin embargo, ¿qué hacer para seleccionar una alternativa dentro de varias, utilizando la razón y evitando alguna influencia? Sencillo estableciendo criterios.
Los criterios nos ayudan a definir lo que necesitamos independientemente si nos gusta o no. Cuando no se establecen criterios claros y definidos podemos ser vulnerables a diversas influencias y emociones que pueden afectar adversamente el proceso decisional.
Tomemos por ejemplo, la selección de un(a) nuevo(a) empleado(a), si no existen criterios podemos escoger el que más nos guste independientemente de que sea el que necesitamos para realizar determinada tarea. En este caso algunos criterios podían ser: preparación, experiencia, salario y lo único que tendríamos que hacer es comparar todos los canditados contra esos criterios para escoger el mejor. También se le puede añadir un valor a determinado a cada criterio si se quiere hacer la selección de forma cuantitativa.
Una vez seleccionada la mejor alternativa hay que ponerla en acción y finalmente evaluarla para determinar si se solucionó el problema o se crearon otros adicionales. Este es un paso tan importante como el de identificar el problema.
Si desea tomar buenas decisiones, utilice un buen método. Recuerde que:
"Para ser exitoso no tienes que hacer cosas extraordinarias. Haz cosas ordinarias, extraordinariamente bien".
Jim Rohn
